Der Verein

Die Angevine Universität der Freizeit (UATL), ein Kulturverein für Wissensaustausch und eine Weiterbildungseinrichtung, entschied sich, auf die Expertise der OJC Software-Teams zu setzen, um ihre digitalen Lösungen zu modernisieren.

Angesichts der sehr begrenzten Funktionen der bestehenden Systeme wurde innerhalb der UATL ein IT-Ausschuss gegründet, um die Bedürfnisse zu ermitteln und einen Partner zu suchen, der die Integration eines angepassten IT-Tools anbietet.

Schlüsselzahlen 2020

 

Die Web-Lösung

Das UATL-Projekt musste einem sehr genauen Zeitplan folgen, der durch zwei wichtige Fristen vorgegeben war: die Öffnung der Anmeldungen und den Beginn des akademischen Jahres. Um diese Anforderung zu erfüllen, hat OJC Software das Projekt in 2 Schlüsselphasen unterteilt.

In der ersten Phase richtete OJC Online-Anmeldungen über die Website ein und gleichzeitig die entsprechenden Verwaltungsoberflächen (Definition und Planung der Aktivitäten, Überwachung der Mitgliedschaften und Zahlungen). OJC führte außerdem die Migration der Aktivitätsdaten der letzten 10 Jahre durch. Dadurch konnte UATL den neuen Mitgliedschaftszeitraum rechtzeitig und in Kontinuität mit den Vorjahren vorbereiten und von den neuen Werkzeugen profitieren, die diesen Vorgang erleichtern.

Die zweite Phase war dazu gedacht, die Anmeldungen abzuschließen und den Start des akademischen Jahres vorzubereiten.

Auf der Intranet-Seite wurde ein Qualifizierungssystem für die Wünsche der zukünftigen Mitglieder implementiert, das eine automatische oder manuelle Zuteilung der verfügbaren Plätze ermöglicht. Auf der öffentlichen Website wurde ein Mitgliederbereich hinzugefügt, der die endgültigen Zuteilungen anzeigt und die Möglichkeit bietet, Nachrichten und Dokumente auszutauschen.

Schließlich wurden Dashboards den UATL-Administratoren zur Verfügung gestellt, damit sie die ordnungsgemäße Funktion des gesamten Systems vor Beginn des akademischen Jahres überprüfen können.